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安徽兩淮建設集團有限責任公司檔案管理制度

發布日期:2018-07-12 瀏覽次數:1859

第一條  為了規范安徽兩淮建設集團有限責任公司(以下簡稱兩淮集團)檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。

第二條  立卷歸檔

1.凡是反映兩淮集團戰略發展、生產經營及企業管理等活動,具有參考利用價值的文件、資料均屬歸檔范圍。

2.對歸檔范圍內的文書、科技、會計、聲像資料要分類歸檔。

3.認真做好平時收集和年終立卷工作。

4.文書檔案在次年二季度前將歸檔材料接收完畢,其它門類和載體的檔案接收按有關規定執行。

5.會計檔案由財務部立卷歸檔,按照《會計檔案管理辦法》進行管理。

6.認真執行“一事一卷”的組卷方法,對歸檔案卷進行系統化排列。

7.遵循文件材料的形成規律和特點,保持文件材料之間有關聯系,區別不同價值,進行科學管理,以便于查找。

第三條  檔案管理

1.檔案工作人員應忠于職守,遵守紀律,加強管理措施,維護檔案的完整與安全。

2.不同門類和保管期限的檔案分別排放,并編制檔案存放示意圖。

3.定期檢查檔案的保管狀況,發現問題應及時采取措施,對褪色、破損檔案要進行裱糊、復制或其它技術處理。

4.嚴格執行檔案的銷毀制度,禁止擅自銷毀檔案。

5.檔案應建立完備立卷說明書、保管期限表、檔案數量狀況統計表;應有檔案交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等材料。

6.檔案工作人員要認真對待《保密法》,不準將檔案隨意帶出檔案室,不向無關人員談及檔案內容。保密檔案的管理和利用、密級的變更和解密必須按國家有關保密法律和行政法規的規定辦理。

第四條  檔案借閱

1.凡查閱檔案,須經分管領導批準;外單位人員憑介紹信,經總經理批準后方可查閱。

2.檔案材料一律不外借,確因工作需要借閱時,須經總經理批準,辦理借閱手續。

3.必須愛護檔案材料,不得任意折疊、撕裂、污損所借檔案,嚴禁在檔案原件上涂改、勾畫、圈點,閱檔時嚴禁抽煙,否則拒絕查閱。

4.摘錄檔案必須經檔案管理人員同意,且須按原文實錄,不得加入個人意見,抄錄完后,交檔案人員校對無誤后,加蓋公章,以示負責。

5.借閱檔案要及時歸還,歸還后要進行清查、核對和注銷。

6.對外借檔案資料造成損壞、丟失者,除責成其書面檢查外,并按照《檔案法》追究當事人責任。

第五條  檔案保密工作

1.檔案工作人員要認真學習貫徹《保密法》,嚴格遵守國家各項保密制度。

2.對保密文件要嚴格簽收手續,杜絕私自抄錄和翻印,不準帶回家和公共場所;個人通訊和談話不準涉及保密內容。

3.董事會、黨委會、總經理辦公會等黨政決策性會議記錄屬于核心機密,任何人不得直接調閱,如工作需要,須經總經理批準,由檔案人員代為查閱。

4.檔案人員要做到守口如瓶,發現失密事件要及時報告,認真追查責任,嚴肅處理。

第六條  檔案鑒定與銷毀

1.檔案的鑒定工作,應在分管領導的領導下,由檔案管理部門和有關部門人員共同組成鑒定小組,以便準確判定檔案的銷存。

2.嚴格執行檔案保管期限的規定,對不需要保存和已經超過保存期限的檔案進行鑒定。

3.鑒定過程中要準確核定保管日期、保管質量,對不符合規定的情形要及時責成有關部門或人員修改、補充。

4.鑒定檔案要按照“保存從寬,銷毀從嚴”的原則。

5.銷毀失去保存價值的檔案,須嚴格按照銷毀制度,登記造冊,經分管領導和總經理批準后,由兩名以上人員在指定地點監銷,并在清冊上簽名,注明銷毀日期,以示負責。

6.檔案人員和各部門對清理出不需要歸檔的文件材料,不準隨意亂放,應登記造冊,然后進行監銷,嚴禁向回收部門或個體人員出售。

7.凡經批準銷毀的檔案,均需緩期半年后再進行銷毀。

第七條  本制度由兩淮集團負責解釋,自印發之日起執行。

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